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L'archivage électronique : projet stratégique pour les professionnels de l'assurance
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Plus que jamais, l’archivage est désormais incontournable pour les compagnies d'assurance. Obligation pour certains types de contenus soumis à réglementation (contrats clients, informations légales…), nécessité pour mener efficacement une politique de gestion du cycle de vie de l’information sont autant de données qui expliquent ce constat. Partage de l’information, traçabilité, affranchissement du papier, sécurité… l’archivage électronique est au centre des préoccupations du secteur financier.
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Cette tendance est d'ailleurs largement confirmée par les différents analystes du marché qui positionnent le secteur financier comme un pilier du développement de l'archivage électronique. Selon Markess International, 94 % des acteurs du secteur recherchent des solutions concrètes à ce sujet.
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Mais qu'entend-on précisément par archivage électronique ? L'archivage vise à conserver un document pour des raisons opérationnelles ou réglementaires. L'on ne parle donc pas de simple stockage de documents. Il s'agit de connaître précisément le contenu du document archivé et de pouvoir y accéder aisément pour différentes raisons : audit, travail collaboratif interagences pour les dossiers clients… On notera que ce dernier point est l'une des principales raisons opérationnelles qui pousse les établissements financiers à recourir à l'archivage légal. Selon Markess, la consultation des archives en ligne, l’indexation et la classification pour la recherche des contenus archivés sont les fonctionnalités les plus recherchées, avec un taux de réponse de 89 %.
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Au niveau réglementaire, la conservation des notices légales et des autres documents d'information sur les risques contribue également à expliquer la poussée de l'archivage dans le secteur de la finance. Les outils déployés par les sociétés du secteur financier s’articulent en effet autour du problème de la gestion du risque. Les organismes financiers doivent se conformer strictement aux règles sur la sécurité financière, au règlement CRBF 97-02 et bien entendu aux directives MiFID, SOX, AMF et Bâle II. A titre d'exemple, archiver les processus d’approbation dans le cadre d’opérations boursières est une obligation pour les banques.
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A noter aussi que l'archivage doit s'inscrire dans une démarché qualité et se conformer à certaines normes pour être couronné de succès. En France, l’archivage à valeur probatoire est régi par la norme NF Z42 013:2009, publiée en février 2009 au Journal Officiel. Elle décrit " les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d’en assurer la conservation et l’intégrité ". Elle concerne à la fois les documents nativement numériques et les documents papier et microfiches dématérialisés. La version initiale de la norme datait de 2001. Cette mise à jour a permis de l’adapter à l’évolution juridique et technologique, en s’ouvrant par exemple aux supports de stockage dit " WORM Logiques ". La norme NF Z42 013 version 2009 va également dans le sens d’une simplification de la mise en place de la norme dans les entreprises.
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L'archivage est donc un chantier stratégique pour les professionnels de l'industrie financière. Portés par le Top Management de l'entreprise et les Directions des Systèmes d'Information, ces projets complexes devraient continuer de se développer à court et moyen termes et contribuer à optimiser les processus organisationnels des établissements financiers. #
Ziad WAKIM
Vice Président de EVER TEAM
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